Cette réunion aurait pu être un e-mail...

Pendant la pause de la formation 'Pensée prospective' que j'ai animée hier, Katrien m'a confié qu'elle voyait peu d'occasions de mettre en pratique ce qu'elle avait appris, car elle passait son temps en réunion. Et que ces réunions n'étaient pas seulement chronophages, mais constituaient une pure perte de temps. Souvent, elle se contentait d'écouter des sujets qui ne la concernaient pas du tout. Intéressant à savoir, mais totalement inutile...

Lorsqu'elle m'a demandé ce qu'elle pouvait y faire, j'ai pu la rassurer : "Vous avez vraiment de la chance, car vous n'êtes absolument pas la seule au monde dans cette situation !"

Ce que ressent Katrien découle d'un malentendu sur ce que devrait réellement être une réunion. Les réunions ne servent pas uniquement à transmettre des informations ; ce sont des occasions de rassembler diverses perspectives et idées pour créer quelque chose de plus grand.

Faites-vous aussi un mauvais usage des réunions ?

Dès qu'il faut partager quelque chose avec plusieurs personnes, la réaction standard semble être : "Planifions une réunion." Les invitations volent alors dans tous les sens, et vous voyez votre agenda se remplir de réunions qui s'enchaînent. Mais trop souvent, ces réunions se transforment en présentations ou en points d'avancement qui auraient tout aussi bien pu faire l'objet d'un e-mail. Cette mauvaise utilisation des réunions ne fait pas que gaspiller du temps, elle sape également le véritable potentiel de collaboration.

Irritation générale

Lorsque les réunions ne sont pas utilisées à bon escient, les conséquences sont palpables. Les participants ne se sentent pas impliqués, sont frustrés, voire en colère face au temps perdu dans une réunion qui n'apporte que peu de valeur. À long terme, il s'installe une culture où les réunions deviennent une corvée, au lieu d'être une opportunité de connexion et de progrès. Mais le véritable drame, c'est que ce temps aurait pu être bien mieux investi dans une collaboration porteuse de sens.

J'illustre souvent cela par la métaphore suivante : vous placez une pièce remplie de superordinateurs. Vous en allumez un seul et mettez les autres en mode veille. Ou bien, vous les connectez tous en réseau pour qu'ils échangent des informations. À vous de choisir !

Reformulez 'se réunir' en 'collaborer'

La clé du changement réside dans la compréhension du véritable objectif des réunions. Dans notre livre : "Facilitation is a Game!", nous expliquons les techniques pour transformer vos moments de réunion en moments de collaboration. Lorsqu'une réunion est bien animée, elle devient un lieu où différentes perspectives se rencontrent, où les participants échangent, se remettent en question et conçoivent ensemble des solutions qui n'auraient jamais vu le jour individuellement.

Voici quelques stratégies pour vous assurer que vos réunions soient bien plus que de simples e-mails prolongés :

Avant de planifier une réunion, demandez-vous si l'objectif est simplement de partager des informations ou de générer de nouvelles idées. S'il s'agit du premier cas, demandez-vous si un e-mail suffit. S'il s'agit du second, réfléchissez à la manière dont vous pouvez organiser la réunion pour obtenir un engagement et une contribution maximaux.
Une réunion doit être conçue de manière à ce que tous les participants contribuent activement. Utilisez des méthodes de travail telles que la collaboration en petits groupes ou les discussions ouvertes pour vous assurer que chacun a l'occasion d'apporter sa perspective unique.
Considérez les réunions comme des opportunités de connecter différentes idées. Encouragez les participants à s'appuyer sur les idées des autres, à remettre en question les hypothèses et à concevoir ensemble des solutions plus solides. L'objectif n'est pas seulement de transmettre des informations, mais de créer ensemble quelque chose de nouveau.
Le rôle du facilitateur est de rendre les réunions productives. Au lieu de prendre vous-même la parole ou d'enchaîner les présentations, en tant que facilitateur, vous allez soutenir l'interaction et la prise de décision, aider à faire émerger des idées et maintenir la discussion sur la bonne voie.

Un outil stratégique de collaboration

Lorsqu'elles sont bien utilisées, les réunions constituent un outil puissant de collaboration et d'innovation. Elles deviennent des lieux où les idées sont échangées, des liens sont tissés et de nouvelles solutions sont cocréées.

Souhaitez-vous approfondir vos compétences en facilitation et vous assurer que vos réunions soient toujours ciblées et captivantes ? Plongez-vous alors dans "Facilitation is a Game!" de Steff et Karl, regorgeant d'idées précieuses et d'outils pratiques pour faire de chaque réunion un moment exceptionnel.

Ou inscrivez-vous à la Masterclass 'Facilitation' les 24 et 25 octobre. Voir ci-dessous.

Par Steff Vanhaverbeke