Elke vergadering, training, coaching, interview, intervisie, brainstorm, workshop... is een gesprek. Door het proces van het gesprek te begrijpen, word je effectiever als communicator, manager, trainer, consultant, coach, leider of facilitator.
Er zijn vijf componenten die belangrijk zijn voor het voeren van een vergadering, training, coaching of een ander soort gesprek.
- Opening: als facilitator nodig je de deelnemers uit, leg je de regels uit, stel je de grenzen vast en stel je het doel van het spel vast. Daarmee creëer je het speelveld waarin de deelnemers actief kunnen deelnemen.
- Divergerende fase: de deelnemers verkennen de mogelijkheden binnen de speelruimte. Ze testen de grenzen van het speelveld en testen verschillende strategieën om hun doel te bereiken. Hierbij kunnen nieuwe inzichten, ideeën en punten van overeenstemming en verschil naar voren komen.
- Emergente fase: in deze fase beginnen de verschillende punten die tijdens de verkenning naar voren zijn gekomen zich met elkaar te verbinden en vormen ze een soort 'rode draad'. Dit is het moment waarop nieuwe mogelijkheden, middelen, inzichten of capaciteiten kunnen worden ontwikkeld.
- Convergente fase: na de verkennings- en ontstaansfase wordt het veld kleiner en worden er beslissingen genomen over welke punten belangrijk zijn en welke richting gevolgd gaat worden. Dit is de fase waarin beslissingen worden genomen en acties worden geformuleerd.
- Afsluiting: tot slot sluit je het spel af door de conclusies te formuleren, een besluit vast te leggen en/of af te spreken wat de volgende stap zal zijn. Dit is het moment waarop deelnemers kunnen terugkijken op het spel en de behaalde resultaten.
Met deze vijf stappen als leidraad heb je als facilitator een duidelijke structuur om een proces voor te bereiden en te begeleiden zodat het gewenste doel wordt bereikt.
