Tijdens de pauze van de opleiding 'Toekomstdenken' die ik gisteren faciliteerde, vertelde Katrien dat ze weinig kans zag om wat ze leerde in de praktijk te zetten, omdat ze voortdurend in meetings doorbracht. En dat die vergaderingen niet enkel tijdrovend waren, maar botweg tijdsverlies. Dikwijls zat ze gewoon te luisteren naar onderwerpen die haar helemaal niet aangingen. Leuk om te weten, maar in het geheel niet bruikbaar…

Toen ze mij vroeg wat ze hier aan kon doen, kon ik haar geruststellen: "Je mag écht van geluk spreken, want je ben helemaal niet de enige op de wereld die in die situatie zit!" 😉

Wat Katrien voelt, komt voort uit een misverstand over wat een vergadering echt hoort te zijn. Meetings zijn niet enkel bedoeld om informatie over te brengen; het zijn kansen om diverse inzichten en ideeën samen te brengen om iets groters te creëren.

Misbruik jij ook vergaderingen?

Van zodra er iets gedeeld moet worden met meerdere mensen, lijkt de standaardreactie: "Laten we een meeting plannen." Dan vliegen de uitnodigingen in het rond, en zie je jouw agenda gevuld raken met back-to-back meetings. Maar te vaak veranderen die vergaderingen in presentaties of statusupdates die net zo goed in een e-mail hadden kunnen staan. Dit verkeerd gebruik van vergaderingen verspilt niet alleen tijd, maar ondermijnt ook het echte samenwerkingspotentieel.

Irritatie alom

Als vergaderingen niet goed worden ingezet, zijn de gevolgen merkbaar. Deelnemers voelen zich niet betrokken, raken gefrustreerd of zijn zelfs boos over de tijd die verloren gaat in een vergadering die weinig waarde toevoegt. Op de lange termijn ontstaat er een cultuur waarin vergaderingen iets zijn om tegenop te zien, in plaats van een kans tot verbinding en vooruitgang. Maar de échte zonde is, dat deze tijd véél beter besteed had kunnen worden aan betekenisvolle samenwerking.

Ik illustreer dit dikwijls aan de hand van volgende metafoor: Je zet een ruimte vol supercomputers. Je zet er ééntje aan en de rest in sluimersand. Of; je laat ze allemaal met elkaar netwerken en informatie uitwisselen. Aan jou de keuze!

Herformuleer 'vergaderen' naar 'samenwerken'

De sleutel tot verandering ligt in het begrijpen van het echte doel van vergaderingen. In ons boek:  "Facilitation is a Game!"leggen we de technieken uit hoe je jouw vergadermomenten kan omvormen naar samenwerkingsmomenten. Wanneer een vergadering goed wordt gefaciliteerd, verandert het in een plek waar verschillende perspectieven samenkomen, waar deelnemers in gesprek gaan, elkaar uitdagen en samen oplossingen bedenken die nooit afzonderlijk zouden zijn ontstaan.

Hier zijn een paar strategieën om ervoor te zorgen dat jouw vergaderingen meer zijn dan slechts uitgebreide e-mails:

• Voordat je een vergadering plant, vraag jezelf af of het doel simpelweg is om informatie te delen of om nieuwe inzichten te genereren. Als het om dat eerste gaat, overweeg dan of een e-mail volstaat. Gaat het om dat tweede, denk dan na over hoe je de vergadering kunt opzetten om maximale betrokkenheid en bijdrage te krijgen.
• Een vergadering moet zo worden ingericht dat alle deelnemers actief bijdragen. Gebruik werkvormen zoals samenwerken in kleine groepjes of open discussies om ervoor te zorgen dat iedereen de kans krijgt om zijn of haar unieke perspectief in te brengen.
• Zie vergaderingen als kansen om verschillende inzichten te verbinden. Moedig deelnemers aan om voort te bouwen op elkaars ideeën, aannames uit te dagen en samen sterkere oplossingen te bedenken. Het doel is niet alleen informatie over te brengen, maar om samen iets nieuws te creëren.
• De rol van de facilitator is om vergaderingen productief te maken. In plaats van zelf het woord te voeren of presentaties aan elkaar te knopen, ga je als facilitator de interactie en besluitvorming ondersteunen, helpen om inzichten naar boven te halen en de discussie op koers te houden.

Een strategisch instrument voor samenwerking

Als ze goed worden ingezet, zijn vergaderingen een krachtig instrument voor samenwerking en innovatie. Ze worden plekken zijn waar ideeën worden uitgewisseld, verbindingen worden gelegd en nieuwe oplossingen worden samen gecreëerd.

Wil je jouw facilitatievaardigheden verdiepen en ervoor zorgen dat jouw vergaderingen altijd doelgericht en boeiend zijn? Pak dan het "Facilitation is a Game!" vast van Steff en Karl, boordevol waardevolle inzichten en praktische tools om van elke vergadering iets bijzonders te maken.

Of schrijf je in voor de Masterclass 'Faciliteren' op 24 en 25 oktober. Zie hieronder.