In deze blog onderzoeken we een effectieve aanpak voor het voeren van vergaderingen met potentiële nieuwe klanten. Door duidelijke regels en verwachtingen vast te stellen, actief te luisteren en een gezamenlijke dialoog aan te gaan, kunt u een productieve omgeving creëren die wederzijds begrip bevordert en de weg vrijmaakt voor succesvolle resultaten.

1. Regels en verwachtingen

Begin de vergadering met het schetsen van de regels en verwachtingen. Dit schept een kader voor de discussie en zorgt ervoor dat beide partijen op één lijn zitten over de doelstellingen van de vergadering. Nodig de klant uit om te vertellen wat de vergadering voor hem of haar tot een succes zou maken. Dit laat niet alleen zien dat u hun inbreng waardeert, maar helpt ook om het gesprek af te stemmen op hun behoeften.

Doe dit door te vragen : "wat moet er gebeuren in deze vergadering om een goed gevoel te hebben binnen /duur van de vergadering/?

2. Presenteer jouw verlanglijstje

Nadat je de doelen van de klant hebt begrepen, deel je je eigen verlanglijstje. Zo kan je jouw prioriteiten uitdrukken en afstemmen op de verwachtingen van de klant.

Doe dit door toe te voegen wat de vergadering voor jou tot een succes zal maken (bv. : inzichten in het besluitvormingsproces, de waarden, ...)

3. Verkennende vragen

Stel open verkennende vragen om dieper in te gaan op de behoeften van de klant. Voor elk antwoord dat je van de klant krijgt, volg je met drie aanvullende vragen om actief te luisteren en oprechte interesse te tonen.

Doe dit door te vragen:

1.  Vragen voor meer informatie
2.  Vragen om er zeker van te zijn dat de inhoud op elkaar is afgestemd
3.  Vragen om generalisaties te verduidelijken
4.  Verzamelen van informatie

Ga door met deze cyclus van vragen stellen en luisteren totdat je voldoende informatie hebt verzameld. Dit zal je helpen het perspectief van de klant grondig te begrijpen.

6. Presenteer uw inhoud

Zodra je genoeg inzichten hebt, presenteer je je inhoud. Zorg ervoor dat je bericht relevant is voor de behoeften van de klant en aansluit bij de informatie die je hebt verzameld.

7. Vragen valideren

Stel validerende vragen om te bevestigen dat je boodschap resoneert met de klant. Deze stap is cruciaal om ervoor te zorgen dat jouw punten worden begrepen en gewaardeerd.

Doe dit door vragen te stellen zoals:

•  Is dit logisch voor jou?
•  Als je dit aan een collega zou moeten uitleggen, wat zou je hem dan vertellen?
•  In wat ik net vertelde, wat resoneert het meest?
•  Cyclus herhaling

Herhaal de cyclus van vragen, presenteren en valideren totdat alle relevante onderwerpen zijn behandeld. Dit iteratieve proces bevordert een uitgebreid begrip van de eisen van de klant.

9. Bevestigende afsluiting

Sluit de vergadering af door bevestigende taal te gebruiken om de volgende stappen en acties te schetsen. Dit versterkt een positieve toon en schept duidelijke verwachtingen voor de follow-up.

Doe dit door dingen te zeggen als: "laten we onze schema's nemen en kijken wanneer we dingen naar een hoger niveau kunnen tillen"

Door deze gestructureerde aanpak te volgen, kan je jouw meetings met potentiële klanten optimaliseren, zodat beide partijen vertrekken met een duidelijk begrip van elkaars behoeften, waarden en de volgende stappen die moeten worden genomen.

Veel plezier!